秘書手帳を作る

手帳を自分で用意したぜ、というはなし。

"秘書の秘書”

ここのところずっと、期限が違う細かいタスクがたくさん降ってくるという状態が続いている。そしておそらくそれは、これからもしばらく続く。これも運用担当になったからなのかもしれないのだが、関係ないのかもしれない。

とにかく、これまではひとつの、何人日（下手すると何人月）かかる業務をチームでしていたのが、今はひとつひとつはそれほどの負担ではないものの、とにかく種類の多い仕事をひとりでこなしている。もしくは、別のもっとずっと責任の重い人のアシスタントをしたりしている。

かつて私は営業職をしていた。

小さい会社だったので、外回りも営業事務も、それから何故か秘書みたいな仕事まで全部やっていたのだが、はっきり言って今の方が、こなす業務の種類が多い。そして私は、こういうマルチタスクに向いた頭をしていない。私の頭は、ひとつのことに集中すると他を全て忘れるという、厄介な性質をしているのである。

私は、文房具と手帳が好きである。

客先で常駐しているという性質上、自社と常駐先の予定を両方管理し、しかもそれらが（それほどないにせよ）私用と接触しないようにしなければならないので、これまでも手帳は使ってきていたのだが、この期に及んで、本格的な秘書を手帳に任せることにした。今の私の業務には、何の因果か、かつてのように秘書みたいなものも含まれているのだが、秘書の秘書とは皮肉なものである。

手帳をDIYする

今の私の業務を整理すると、毎週もしくは毎月期限がある定型業務が数種と、臨時で飛び込んでくる業務、それから数週間単位のプロジェクトじみた業務が、ばらばらの優先順位で点在している。しかも、決まった時間にやらなければいけないものもある。

そういうわけで、To Doリストの管理は否応なしに日ごとにやらなければならないし、タイムラインがある方が良い。日ごとということは、手帳でいうと1日1ページタイプを選ぶことになるのだが、週ごとのタスクがある以上、週ごとのページと、月ごとのページが欲しい。

そうなると、真っ先に浮かぶのがほぼ日手帳である。とはいえ、オリジナル(A6版)では小さいので、カズン(A5版)の方が向いている。しかし、カズンのタイムラインは、オリジナルと同じサイズで、1時間で1マス。24時間分確保されているのは有難いが、今のところ20時間も働く予定はない。あと、手帳なので当然だが、思い立った日（私の場合、11月のある日に思い付いた）から使うことが難しい。

ところで最近、バレットジャーナルというものが流行っている。

詳しい説明は割愛するが、ざっくり言うと「手帳のフォーマットを自分で書いちゃおうぜ」という究極の手帳みたいな発想である。既存の手帳に答えを見出すのが面倒なのであれば、もう自分でDIYしようと決めた私は、その素体としてstalogyの365days notebook 1/2を選んだ。これは、はじめからタイムラインが入っているので、とても便利なノートなのである。

私の秘書を紹介します

stalogy.com

月間ページ

月の予定ぐらい把握しておきたいので、まず月間ページを用意している。基本的に私の勤務は土日休みなので、土日のマスは小さめにしている。

週間ページ

週のタスクのTo Doリストのほか、毎日の定型業務を（我々ITエンジニアとしてはお馴染みの）ガントチャート形式で用意した。

毎日のページ

日々のTo Doと、（勤怠入力の都合があるので）予定だけでなく実績も入れるようにしている。あと、余ったスペースに上司の予定も書き足している。これは、質問したい時に出張とかで不在だと困るからである。

ちなみに、自作なので、休みの日のページは元々作っていない。

日程の決まっていないページ

巻末に用意。タスクAが終わったら発生するタスクBであるとか、思いついたらやりたい（＝優先順位が低い）こととかはまとめてこのページに書いている。普段巻末なんて見ないので、1日に1回は目を通すように、週間ページのガントチャートに「このページを見る」というタスクを用意している。

カバー

365days notebookは栞がついていないので、ほぼ日手帳カズンのカバーを転用している*1。

*1:オンラインやTOBICHIではカバーのみの販売も行われている